Служит для настройки конфигурации отеля (группы отелей), прав пользователей, тарифов, номенклатуры услуг и других необходимых параметров.
О системе
Благодаря опыту наших экспертов в области гостиничного бизнеса мы разработали готовые решения, которые подходят для наиболее распространенных типов объектов гостиничного хозяйства.
Модули Интерфейсы
Модули
Конфигуратор
Служит для настройки конфигурации отеля (группы отелей), прав пользователей, тарифов, номенклатуры услуг и других необходимых параметров.
Работа в разделе Конфигуратор доступна в зависимости от отведенной роли - пользователь, администратор и т.д. Для некоторых пользователей эти функции могут быть заблокированы.
Модуль: Конфигуратор
Заявки
Модуль Заявки на бронирование номеров или других ресурсов отеля представлены в виде таблицы: ФИО гостя, номер и наименование комнаты, дата и время заезда и выезда, компания, количество гостей.
Модуль Заявки на бронирование номеров или других ресурсов отеля представлены в виде таблицы. В таблице находится вся необходимая информация о заявке: ФИО гостя, номер и наименование комнаты, дата и время заезда и выезда, компания, количество гостей и т.д.
Для удобства работы в данном модуле в таблице представлены определенные наборы фильтров.
Сальдо выводит информацию по состоянию счета плательщика по данной заявке. С помощью этого поля можно быстро найти должников за услуги или тех гостей, у кого еще есть неиспользованный остаток ранее внесенного аванса.
Модуль: Заявки
Бронирование
Основным инструментом является электронная "шахматка" номеров, отражающая как комнаты номерного фонда отеля, так и любые другие ресурсы, которые сдаются в аренду на повременной основе.
Основным инструментом в модуле является электронная "шахматка" номеров, отражающая как комнаты номерного фонда отеля, так и любые другие ресурсы, которые сдаются в аренду на повременной основе.
В зависимости от того, какой вид ресурса (комнаты, инвентарь и т.д.) необходимо забронировать, происходит переход в соответствующий раздел. С помощью фильтров можно выбрать элементы для их отображения.
Цвет полоски резервирования отражает текущий статус заявки:
- Голубой цвет - временная заявка (нет гарантии заезда гостя)
- Синий - заявка подтверждена
- Зеленый - заезд (гость проживает в отеле)
- Серый - выезд (гость выехал).
Дополнительные оттенки могут использоваться в системе для выделения бронирований, поступивших через интернет-каналы продаж.
Можно настроить масштаб отображения шахматки - день, неделя или месяц.
Модуль: Бронирование
Бронирование категориями
Бронирование по категориям без выделения конкретных номеров, возможность овербукинга и ограничение прав на него.
Бронирование по категориям без выделения конкретных номеров, возможность овербукинга и ограничение прав на него.
Клиенты
Любой гость или компания, созданные при введении новой заявки, автоматически сохраняются в списке Клиентов. Для цепочки отелей список клиентов единый для всех.
Любой гость или компания, созданные при введении новой заявки, автоматически сохраняются в списке Клиентов.
Для цепочки отелей список клиентов единый для всех: если гость забронировал номер в одном отеле, с этого момента его будут автоматически "узнавать" и в других отелях цепочки. Это же справедливо и для компаний.
Также гостю можно присвоить дополнительные признаки (VIP, "черный список") при указании которого, система будет выдавать автоматически соответствующее предупреждение.
Модуль: Клиенты<
Группы
Модуль отвечает за настройки группового тарифа и период проживания группы. Применять настройки можно как ко всем периодам проживания, так и к определённым.
Модуль отвечает за настройки группового тарифа и период проживания группы. Применять настройки можно как ко всем периодам проживания, так и к определённым, для этого нужно галочками отметить периоды, по которым будут вноситься изменения, а затем нажать кнопку Применить групповые настройки.
Модуль "Группы"
Сообщения
Позволяет пользователям обмениваться сообщениями, поручениями и оставлять прочие заметки, которые затем могут быть доступны любому сотруднику или только тому, кому были адресованы.
Позволяет пользователям обмениваться сообщениями, поручениями и оставлять прочие заметки, которые затем могут быть доступны любому сотруднику или только тому, кому были адресованы.
Также сообщения пользователям может отправлять сама система, уведомляя об ошибках, например, о невозможности предоставить номер для бронирования, полученного из канала продаж типа Booking.com и пр.
Уведомления о сообщениях видны при работе в любом модуле.
Модуль: Сообщения
E-mail рассылки
В этом модуле создаются и настраиваются рассылки электронных писем по гостевой базе. Есть возможность создания шаблонов писем с подстановкой Ф.И.О. гостя, даты бронирования, номера, комнаты и т.д.
В этом модуле создаются и настраиваются рассылки электронных писем по гостевой базе. Есть возможность создания шаблонов писем с подстановкой Ф.И.О. гостя, даты бронирования, номера, комнаты и т.д.
- Настройка рассылки находятся следующие поля:
- Имя рассылки
- Тема рассылки
- Активность
- Периодичность
- Дата начала рассылки
Модуль: Рассылки
Бонусные баллы
С помощью модуля постоянные клиенты могут накапливать баллы и при последующих заездах тратить на оплату услуг отеля.
С помощью модуля постоянные клиенты могут накапливать баллы и при последующих заездах тратить на оплату услуг отеля. Сумма услуг, начисленная на счет гостя, пересчиывается в бонусные баллы после выезда гостя. Также можно устанавливать свои правила: за часть услуг бонусные баллы могут не начисляться, может присутствовать разный «курс» пересчета в баллы при наличной и безналичной оплате и т.п.
Динамические тарифы
Использование модуля позволяет автоматически менять установленные тарифы в зависимости от загрузки номерного фонда.
Динамических тарифов может быть неограниченное число. Динамические тарифы могут управляться как вручную по каждому дню, так и автоматически согласно заданным правилам и в зависимости от загрузки номерного фонда.
Статистика
Информация по всем бронированиям, заездам и сумме предоставленных гостю услуг по всем отелям цепочки, где останавливался определенный гость или компания.
Информация по всем бронированиям, заездам и сумме предоставленных гостю услуг по всем отелям цепочки, где останавливался определенный гость или компания. Для просмотра статистики необходимо выбрать соответствующий раздел, выбрать период и выбрать либо печать отчета, либо его просмотр.
Модуль: Статистика
Журнал
Позволяет в любой момент проверить и устранить нарушения пользователей, а также отследить и предотвратить ошибки в дальнейшем.
Позволяет в любой момент проверить и устранить нарушения пользователей, а также отследить и предотвратить ошибки в дальнейшем.
Модуль: Журнал
Отчеты
В модуле доступны статистические данные по отелю, данные о заезде, проживании и выезде гостя, их счетах, доходах отеля и т.д. Отчет может быть как представлен в системе, так и распечатан.
В модуле Отчеты пользователю доступны определенные статистические данные по отелю, данные о заезде, проживании и выезде гостя, их счетах, доходах отеля и т.д.
Для формирования отчета необходимо выбрать соответствующий отчет и определить даты, за которые он будет сформирован.
Отчет может быть как представлен в системе, так и распечатан.
Модуль: Отчеты
Дополнительные отчеты
Подраздел "Дополнительные отчеты" планируется пополнять новыми отчетными формами по мере запросов от отелей.
Сейчас доступны отчеты:
Раздел Статистика
- Отчет "Постоянные гости"
- Отчет "Статистика по регионам"
- Отчет "Статистика по номерам"
Раздел Финансы
- Отчет "Платежи за период"
- Отчет "Предоплата бронирований"
Раздел Прочее
- Отчет "Список гостей на завтрак"
- Отчет "Бронирования по дате заезда"
- Отчет "Заезд за период"
Дополнительные отчеты
Счета
И у компании, и у гостя в системе всегда существует Счет. Услуги могут начисляться на лицевой счет гостя или компании двумя способами: вручную или автоматически.
И у компании, и у гостя в системе всегда существует Счет. Всегда можно перейти на счет любого гостя или организации, указанных в заявке.
При создании новой заявки у гостя или компании-плательщика автоматически создается основной счет для данной заявки. Именно на этот счет начисляются услуги проживания и питания.
Если гостю необходимо выдать два или более счетов, например, отдельно оплатив услуги проживания и дополнительные, можно создавать новые лицевые счета в рамках заявки.
Услуги могут начисляться на лицевой счет гостя или компании двумя способами: вручную или автоматически.
Модуль: Счета
Финансы
Позволяет вести несложный учет доходов и расходов, как текущих, так и планируемых. Доступ к модулю ограничивается на уровне “ролей” пользователей и по умолчанию для рядовых сотрудников закрыт.
Позволяет вести несложный учет доходов и расходов, как текущих, так и планируемых. Доступ к модулю ограничивается на уровне “ролей” пользователей и по умолчанию для рядовых сотрудников закрыт. Модуль состоит из подразделов:
- Обзор - включает в себя суммарные данные до фактическим доходам и расходам за текущий или предыдущий месяц или квартал, а также график фактических доходов и расходов за последнюю неделю.
- Текущие транзакции - это любая запись о доходе или расходе денежных средств. Оплаты, выполняемые на счетах по заявкам (в модуле “Счета”) попадают в текущие транзакции автоматически как “доход”. Прочие доходы и все расходы следует вносить вручную.
- Планируемые транзакции - в этот подраздел следует вносить запланированные на будущее операции (обязательные выплаты, планируемые поступления и т.п.). Ведение Планируемых транзакций в дальнейшем позволит спланировать финансы и сравнить план и факт.
- Отчеты - в этом пополняемом подразделе собраны отчеты, доступ к которым будет ограничен кругом сотрудников, имеющим права на работу с Финансами.
Модуль: Финансы
Закрытие бизнес-дня
Функция Закрытие бизнес-дня необходима для того, чтобы зафиксировать окончание финансового дня.
Функция Закрытие бизнес-дня необходима для того, чтобы зафиксировать окончание финансового дня. После его закрытия на счета гостей автоматически начисляется задолженность за сутки проживания (если она еще не была занесена на счета гостей вручную), а также заносятся пакеты услуг (если наступила дата, установленная пользователем в расписании предоставления пакета).
Склад
Представлена возможность создания инвентаря в виде таблицы, которая помогает получить информацию какой инвентарь доступен на складе и к какой услуге относится.
В модуле Склад представлена возможность создания инвентаря. Инвентарь отображается в виде таблицы, в которой представлено:
- Группа ресурсов: группа, к которой относится инвентарь
- Наименование: Название инвентаря
- Количество на складе: количество инвентаря на складе
- Вышедшее из стрoя: количество не работающего инвентаря
- Услуга: услуга, к которой относится данный инвентарь
- Колонка действия, в которой находятся кнопки редактирования и удаления списка тарифов.
Модуль: Склад
Горничные
Отвечает за статус и уборку номерного фонда отеля. Отличительной особенностью функциональности модуля является возможность менять статус не только номера, но даже койки. Работает мобильное приложение.
Модуль Горничные отвечает за статус и уборку номерного фонда отеля. Отличительной особенностью функциональности модуля является возможность менять статус не только номера, но даже койки.
Изменение статуса номера или койки возможно не только вручную, но автоматически. По выезду гостя статус номера (койки) автоматически переводится в "грязный", устанавливается Отъездная уборка. В полночь все занятые койки и номера переводятся в статус "грязные", устанавливается Текущая уборка.
Отчет "Заказ-наряд на уборку" всегда формируется по текущему состоянию номерного фонда. В отчет попадают все номера и койки в статусе "грязный", с указанием типа уборки, примечания к уборке и т.п
Модуль Горничные
Инженерная служба
В этом модуле заполняются задачи для инженерной службы отеля. Можно назначить специалистов для решения каждой конкретной задачи и отследить ее выполнение. Работает мобильное приложение.
В модуле Инженерная служба заполняются задачи для инженерной службы отеля. Также там можно назначить специалистов для решения каждой конкретной задачи и отследить ее выполнение.
- Тип неисправности
- Помещение
- Назначенный сотрудник
- Дата начала и срока окончания выполнения
- Приоритет
- Статус заявки
Модуль: Инженерная служба
Интерфейсы
Каналы продаж
Интеграция Ecvi с каналами бронирования позволяет автоматизировать продажу определенной части номеров через системы глобальной дистрибуции GDS/ADS.
Интеграция Ecvi с каналами бронирования позволяет автоматизировать продажу определенной части номеров через системы глобальной дистрибуции GDS/ADS. Данные о категориях номеров, тарифах и доступности для бронирования передаются автоматически при любых изменениях, произведенных в Ecvi. Есть прямая стыковка с Яндекс.Путешествия, Ostrovok.ru, Bronevik.com, One Two Trip, Забронируй.ру, Академсервис, Booking.com, Expedia. К другим системам бронирования можно подключиться через Channel Manager - TravelLine, Wubook или Bnovo.
Сайт отеля
Модуль бронирования предоставляет гостям возможность бронировать и оплачивать номера (места) на сайте отеля в режиме онлайн, исходя из актуальной информацию по наличию их для бронирования в Интернет.
Модуль бронирования, который можно интегрировать в сайт отеля, предоставляет гостям возможность бронировать и оплачивать номера (места) в режиме онлайн, а гостинице представить актуальную информацию по наличию номеров для бронирования в Интернет. Модуль бронирования, выполненный по технологии iframe, состоит из двух основных частей: Стартового виджета, который может быть установлен на любой странице сайта и служит “отправной точкой” для начала процесса бронирования, и Основной страницы бронирования, на которой гость в несколько шагов выбирает номера, вводит свои данные и оплачивает услуги. Разработанный API позволяет создать абсолютно любую форму бронирования самостоятельно.
Платежные системы
Бронирование на сайте отеля сразу может быть оплачено через платежные системы ЮKassa, Сбербанк РФ, CloudPayments. Также доступны генерация QR кодов для оплаты услуг и процессинг со Сбербанком.
Бронирование на сайте отеля сразу может быть оплачено. Поддерживается обмен данными между Ecvi и платежными системами ЮKassa, Сбербанк РФ, CloudPayments. Работает процессинг со Сбербанком.
Генерация QR кодов для оплаты услуг
Получив письмо или документ с QR кодом, гость может “нажатием одной кнопки” отсканировать его в мобильном банковском приложении или терминале оплаты. При этом все реквизиты, сумма и назначение платежа заполняются автоматически. Процесс оплаты бронирования для гостя упрощается и ускоряется, а автоматическое указание номера брони в назначении платежа упрощает разнесение поступивших оплат по счетам.
Фискальные регистраторы
Автоматизация регистрации платежей наличными и банковскими картами, печать чеков и получение кассовой отчетности. Ecvi может стыковаться с фискальными регистраторами линейки АТОЛ и ШТРИХ-М.
Автоматизация регистрации платежей наличными и банковскими картами, печать чеков и получение кассовой отчетности. Ecvi может стыковаться с фискальными регистраторами линейки АТОЛ и ШТРИХ-М.
В системе реализованы следующие функции:
- регистрация и печать кассового чека при проведении оплаты;
- регистрация и печать чека возврата;
- снятие Z-отчета;
- снятие Х-отчета;
- закрытие смены;
- формирование кассового отчета и реестра счетов за смену
и ряд других операций.
Миграционный учет
Интеграция с системами Контур, Элпост, Скала, EMIS позволяет автоматически передать в систему учета все основные данные гостя: ФИО, паспортные данные, место рождения, данные визы и миграционной карты.
Интеграция с системами Контур, Элпост, Скала, EMIS позволяет автоматически передать в систему учета все основные данные гостя: ФИО, паспортные данные, место рождения, данные визы и миграционной карты. Сотрудники гостиницы избавляются от двойной работы: все, что было внесено в Ecvi, в систему миграционного учета будет передано автоматически. При этом также снижается вероятность ошибок при ручном вводе.
Бухгалтерский учет
Ecvi может автоматически передавать данные в 1С:Бухгалтерия и некоторые другие типовые конфигурации, в редакции 8.3 и более новые.
Ecvi может автоматически передавать данные в 1С:Бухгалтерия и некоторые другие типовые конфигурации, в редакции 8.3 и более новые. Интеграция заключается в том, что из Ecvi в 1С переносятся данные, с формированием соответствующих документов, по выручке и реализации услуг. Технически для работы интеграции поставляется внешняя обработка данных, подключаемая в 1С. Именно эта обработка позволяет загрузить файлы XML, формируемые в Ecvi.
Ресторанные системы
Универсальный интерфейс на базе SOAP для интеграции с системами автоматизации ресторанов, SPA-услуг, проката: iiko, Tillypad.
Универсальный интерфейс на базе SOAP для интеграции с системами автоматизации ресторанов, SPA-услуг, проката: iiko, Tillypad. Стыковка Ecvi с ресторанными системами позволяет создать в отеле "безналичное расчетное пространство": гости могут пользоваться услугами на всех точках продаж и при этом фиксировать задолженность на своем личном счете в отеле.
Электронные замки
Система контроля доступа позволяет контролировать персонал, предотвращать несанкционированный доступ в определенные зоны объекта, организовать "безналичное расчетное пространство".
Система контроля доступа позволяет контролировать персонал, предотвращать несанкционированный доступ в определенные зоны объекта, организовать "безналичное расчетное пространство". Ecvi умеет работать с замковыми системами марки iLocks, OMNITEC, Iron Logic, KABA, Hafele, Орбита, Inhova, Szeter, Kale, Bonwin, Saflock, Salto, Ozlocks.
Интерактивное телевидение
Интеграция с интерактивным телевидением Ростелеком: возможность выбора языкового пакета при заселении гостя, отправка приветственных сообщений на экран гостя при заселении и т.д.
Интеграция с ТВ Ростелеком предоставляет возможность выбора языкового пакета при заселении гостя, отправку приветственных сообщений на экран гостя при заселении, автоматическую передачу начислений в карточку гостя в Ecvi при покупке дополнительного телевизионного контента. Вариативность ограничений покупки дополнительного контента (по пин-коду, денежный лимит) на ресепшн. Автоматическая активация/деактивация услуги ТВ в номере при вселении/выселении/переселении гостя.
Интернет
Обязательная идентификация пользователей публичных Wi-Fi сетей. Интеграция с сервисами от Ростелекома и Connect One позволяет производить автоматическое создание ваучеров при вселении гостя.
Интеграция с сервисами по авторизации гостей отеля в сети Wi- Fi от Ростелекома и Connect One позволяет производить автоматическое создание ваучеров при вселении гостя. Это оптимизирует работу персонала и ускоряет процесс подключения гостей к сети.
Телефония
Интеграция с телефонией от Ростелеком позволяет автоматически открывать/перекрывать связь при заезде/выезде гостя, разграничивать уровни доступа вызовов при вселении гостя, использовать короткие внутренние номера.
Интеграция с телефонией от Ростелеком позволяет автоматически открывать/перекрывать связь при заезде/выезде гостя, разграничивать уровни доступа вызовов при вселении гостя (ограничения на местные, междугородние, международные звонки). Использование внутренней короткой нумерации для быстрого взаимодействия между гостями и персоналом гостиницы.
Системы аналитики
Данная интеграция позволит гостиницам, использующим Ecvi, в автоматическом режиме выгружать необходимую информацию в системы рыночной аналитики.
Данная интеграция позволит гостиницам, использующим Ecvi, в автоматическом режиме выгружать необходимую информацию в системы рыночной аналитики Hotel Advisors, Hotel Lab и оптимизировать процесс работы с рыночными показателями, избегая механических ошибок и увеличивая количество данных, которые используются для рыночного анализа.
Взаимоотношение с клиентами
Автоматический обмен данными с CRM Bitrix24, продажа дополнительных услуг с помощью сервисов Hot Bot, Digital Concierge, управление репутацией через систему Trust You.
Автоматический обмен данными с CRM Bitrix24 позволяет оперативно передавать основные данные по гостям, компаниям, бронированиям. После первоначальной настройки и включения выполняется синхронизация данных: из Ecvi в Bitrix24 выгружаются все имеющиеся гости, компании и брони. После этого в процессе работы из Ecvi в Bitrix24 выгружаются изменения по существующим параметрам, а также новые гости, компании и брони.
Сервисы Hotbot и Digital Concierge предназначены для общения и продажи дополнительных услуг гостям отеля. Система Trust you управляет репутацией отеля в сети интернет с помощью рейтингов и отзывов.
Сканирование документов
Интеграция с системой сканирования Regula позволяет значительно упростить и ускорить оформление заезжающих гостей. Обрабатываются как российские паспорта, так и паспорта иностранных граждан.
Интеграция с системой сканирования позволяет значительно упростить и ускорить оформление заезжающих гостей. Обрабатываются как российские паспорта, так и паспорта иностранных граждан. После сканирования и распознавания данные гостя предварительно заносятся в базу данных Ecvi, откуда их можно загрузить в карточку гостя. Интеграция произведена таким образом, что можно подключить один сканер и пользоваться им с двух или трех рабочих мест.
Голосовые помощники
Интеграция с голосовыми помощниками Яндекс.Алиса и Сбер Салют поможет быстро настроить сервисы для гостей отеля.
Интеграция Ecvi с голосовыми помощниками Яндекс.Алиса и Сбер Салют поможет быстро настроить сервисы для гостей отеля, через которые можно заказывать дополнительные услуги в отеле, управлять предпочтениями, настраивать атмосферу в номере.
Часто задаваемые вопросы
Кто имеет доступ к данным, хранящимся на сервере?
Доступ к данным имеют только ответственные технические специалисты компании, прошедшие специальный инструктаж.
Где хранятся данные из системы Ecvi?
База данных, как и другое программное обеспечение системы, находится в специализированном дата-центре на территории России. По отдельной договоренности система может быть установлена на защищенных серверах заказчика - "private cloud".
Требует ли система установку на компьютер?
Ecvi работает в интернет-браузере, поэтому нет необходимости устанавливать на компьютер какое-либо дополнительное программное обеспечение. Исключение составляют компьютеры, к которым подключается фискальный регистратор, банковский терминал для оплаты картами или иное оборудование – на такие рабочие места наши специалисты удаленно установят специальную программу для поддержки стыковки.