Ecvi: система для управления современным отелем

Общее описание системы

Назначение

HMA Ecvi – это система управления, которая служит для автоматизации процессов обслуживания гостей и решения ряда задач управленческого учета на предприятиях индустрии гостеприимства, к которым относятся гостиницы, санатории, пансионаты, базы отдыха, мотели, хостелы и др. Система относится к организационно–техническим информационным системам приема, обработки и передачи информации, обеспечивает выполнение функций, задач и процедур на основе автоматизации взаимосвязанных процессов и предназначена для решения задач обслуживания гостей, учета движения номерного фонда, учета предоставляемых дополнительных услуг с целью повышения эффективности работы, снижения неконтролируемых потерь и своевременного принятия управленческих решений. 

Существенной особенностью системы является использование современных web-технологий, существенно упрощающее использование системы пользователями. А также ряд функциональных возможностей, направленных на решение задач управления не только отдельными гостиницами или хостелами, но и на работу с цепочками - несколькими предприятиями, объединенными общим управлением, общими программами лояльности для клиентов, общими критериями для оценки эффективности работы и т.п. Также важной особенностью является гибкость настроек правил бронирования и тарификации услуг, что расширяет сферу применения системы на предприятиях, предоставляющих на повременной основе самые различные услуги (прокат спортивного инвентаря, аренда площадок для проведения пикников, аренда квартир и апартаментов и пр.).

Лицензионное соглашение (образец)

Данное лицензионное соглашение (далее Соглашение) применяется к программе для ЭВМ «ЭКВИ»

1. 1. Термины

 

1. 1.1 Программа для ЭВМ – это объективная форма представления совокупности данных и команд, предназначенных для функционирования электронных вычислительных машин (ЭВМ) и других компьютерных устройств с целью получения определенного результата, включая подготовительные материалы, полученные в ходе ее разработки и порождаемые ею аудиовизуальные отображения.

2. 1.2 «ЭКВИ» (далее – Программа) - программа для ЭВМ «ЭКВИ». Программа зарегистрирована 09 декабря 2013 года  Федеральной службой по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам в Реестре программ для ЭВМ за № 2013661444 (свидетельство о государственной регистрации программы для ЭВМ № 2013661444 от 09.12.2013). При помощи Программы Лицензиат осуществляет управление основными бизнес-процессами гостиницы (бронирование номеров, ввод данных гостей, ведение расчетов с гостями и т.п.) в среде Интернет, а также мониторинг, анализ введенной в систему информации. Программа имеет следующую функциональность: 

• прием и передача электронных данных;
• доступ к Программе через авторизацию с использованием персонального имени пользователя и пароля.

3. 1.3 Веб-сайт – сайт http:// hma.ecvi.ru, предоставляющий Лицензиату возможность получения доступа к Программе.

4. 1.4 Лицензиар – ООО «Эртек», 199155, Санкт-Петербург, ул. Железноводская, д.13,  лит. Б

5. 1.5 Лицензиат – физическое или юридическое лицо, принявшее условия Соглашения.

 

2. 2. Предмет Соглашения

 

1. 2.1 Лицензиар предоставляет Лицензиату за вознаграждение право на использование Программы (простая (неисключительная) лицензия) способами, в объеме и на условиях, изложенных в настоящем Соглашении. Параметры вышеуказанной Программы приведены в Приложении № 1 к настоящему Соглашению.

2. 2.2 Лицензиат получает право на использование Программы путем удаленного доступа к ней посредством Веб-сайта.

3. 2.3 Лицензиат выплачивает Лицензиару вознаграждение в порядке и форме, предусмотренными условиями настоящего Соглашения.

4. 2.4 Лицензиар предоставляет Лицензиату возможность передать Конечному пользователю право на использование Программы посредством удаленного доступа к ней через Веб-сайт, при условии письменного уведомления Лицензиатом Лицензиара об условиях передачи Программы. В случае, не уведомления Лицензиара, Лицензиар имеет право отказать Лицензиату в доступе к Программе.

 

3. 3. Поручение обработки персональных данных.

 

1. 3.1 Лицензиат поручает Лицензиару обработку персональных данных следующих субъектов персональных данных и не более чем в следующем объеме

Категория субъекта персональных данных	Объем персональных данных
Лица, для которых создаются учетные записи пользователей в Системе	Фамилия, имя, отчество, место работы, должность, имя пользователя в Системе
Лица, являющиеся гостями (клиентами, постояльцами) Лицензиата, данные по которым вносятся в Систему	Фамилия, имя, отчество, пол, дата рождения, место рождения (страна, регион город, населенный пункт), гражданство, данные документа, удостоверяющего личность (серия, номер, кем и когда выдан, срок действия (если применимо)), данные визы и миграционной карты, адрес места жительства/ пребывания, дата прибытия и убытия, номер телефона

2. 3.2 Для достижения следующих целей обработки персональных данных: 

• лиц, для которых создаются учетные записи пользователей в Системе – предоставление возможности использования Системы;
• лиц, являющихся гостями (клиентами, постояльцами) Лицензиата, данные по которым вносятся в Систему – предоставление Лицензиату возможности управления основными бизнес-процессами гостиницы (бронирование номеров, регистрации посетителей, предоставления сопутствующих услуг и т.д.).

3. 3.3 В соответствии с предметом Договора Лицензиат поручает Лицензиару осуществлять следующие действия (операции) с персональными данными субъектов: хранение, передача (предоставление, доступ), удаление.

4. 3.4 Оператором персональных данных, переданных на обработку Лицензиару, является Лицензиат. Обработка персональных данных осуществляется на основании письменных согласий, данных субъектами персональных данных, либо в иных случаях, предусмотренных ч. 1 ст. 6 Федерального закона № 152-ФЗ от 27 июля 2006 года «О персональных данных».

5. 3.5 Лицензиат осуществляет передачу персональных данных Лицензиару следующим образом:

• для лиц, для которых создаются учетные записи пользователей в Системе – направления заполненного опросного листа в электронной форме на согласованный адрес электронной почты;
• для лиц, являющихся гостями (клиентами, постояльцами) Лицензиата, данные по которым вносятся в Систему – путем собственноручного внесения персональных данных указанных лиц в базу данных Системы с использованием веб-интерфейса Системы.

6. 3.6 Лицензиар обязуется по запросу Лицензиата осуществлять блокирование, удаление или уничтожение персональных данных субъектов в сроки, указанные в таких запросах.

7. 3.7 Лицензиар обязуется по запросу Лицензиата в сроки, не превышающие 5 (Пять) рабочих дней, предоставлять Лицензиату сведения, необходимые для ответов на запросы субъектов персональных данных.

8. 3.8 Лицензиар обязуется обеспечить меры по защите персональных данных, включая, но не ограничиваясь, следующими мерами:

• определение угроз информационной безопасности;
• применение организационных и технических мер по обеспечению информационной безопасности;
• применение прошедших в установленном законодательством РФ порядке процедуру оценки соответствия средств защиты информации;
• оценка эффективности принимаемых мер по обеспечению информационной безопасности;
• обнаружением фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятием мер по устранению данных фактов;
• восстановление персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним;
• установление правил доступа к персональным данным, а также обеспечение регистрации и учета всех действий, совершаемых с персональными данными;
• контроль за принимаемыми мерами по обеспечению информационной безопасности.

 

4. 4. Ограничения, затрагивающие права Лицензиара

 

Лицензиат гарантирует, что не нарушит каких-либо прав Лицензиара на Программу, в том числе прав собственности, авторских прав.

 

5. 5. Ответственность Сторон

 

Лицензиат несет полную ответственность за правильность данных, внесенных в базу Программы.

 

6. 6. Условия технической поддержки Программы 

 

1. 6.1 В течение срока действия настоящего Соглашения Лицензиар обязуется предоставлять Лицензиату бесплатные консультации по электронной почте Лицензиара support@ecvi.ru в рабочее время Лицензиара с 9:30 до 18:30 по московскому времени в рабочие дни (за исключением государственных праздников и выходных дней)  по следующим вопросам:

• ликвидация проблем или сбоев при работе Программы; 
• восстановление работоспособности Программы;
• настройка (Программы);
• эксплуатация (Программы).

2. 6.2 Лицензиат может сообщить Лицензиару об обнаружении ошибок или неточностей в работе Программы по адресу электронной почты Лицензиара. 

3. 6.3 Лицензиар обязуется в течение 1 рабочего дня с момента получения электронного сообщения, оговоренного в пункте 9.2. настоящего Соглашения информировать Лицензиата о возможности устранения или обхода обнаруженных неточностей и ошибок. При наличии такой возможности Лицензиар бесплатно исправит и ликвидирует такие ошибки и/или неточности в работе Программы, возникшие не по вине Лицензиата.

4. 6.4 Для оказания услуг, названных в пункте 9.3. и выполнения работ настоящего Соглашения Лицензиар вправе привлекать третьих лиц.

 

7. 7. Гарантия на Программу

 

1. 7.1 Гарантия Лицензиара Лицензиату на Программу, содержит применяемый в мировой практике торговли программными продуктами принцип «тель-кель» (или «as is» - какой есть) и, следовательно, претензии к функционированию программного обеспечения, а также их несовместимости с конкретной конфигурацией аппаратных и программных средств вычислительной системы Лицензиата, кроме того, возможный прямой и косвенный ущерб Лицензиата, ставший результатом использования или невозможности использования Программы, не являются основанием для предъявления рекламаций на Программу Лицензиару. Лицензиар не гарантирует, что все функциональные возможности Программы будут отвечать ожиданиям Лицензиата и смогут быть применимы для конкретной его цели.

2. 7.2 Лицензиату запрещено изменять, декомпилировать, дезассемблировать, дешифровать и производить иные действия с объектным кодом указанной в настоящем Соглашении Программы, имеющие целью получение информации о реализации алгоритмов, используемых в программе для электронно-вычислительных машин, без письменного согласия на то Лицензиара. Лицензиат не имеет права каким-либо образом модифицировать механизм внутренней защиты Программы. Копирование вышеуказанной Программы с заведомо устраненным или испорченным механизмом внутренней защиты, равно как использование такой Программы, является незаконным. Лицензиату также запрещено осуществлять распространение Программы, права, на которую переданы по настоящему Соглашению, то есть, предоставлять прямой или косвенный доступ к Программе (или ее компонентам), воспроизведенной в любой материальной форме и любым способом, в том числе, сетевыми или иными способами, а также путем продажи, сдачи в наем, предоставлении взаймы, включая импорт для любой из этих целей, или при оказании любого рода услуг (выполнении работ) по договорам с третьими лицами с прямым или косвенным использованием.

3. 7.3 Условия, оговоренные в настоящем Соглашении, относятся как к Программе в целом, так и ко всем ее компонентам в отдельности. Программа и сопутствующая ей документация являются объектами исключительных прав Лицензиара. Использование указанной Программы с нарушением условий настоящего Соглашения является нарушением законодательства и влечет за собой административную и уголовную ответственность.

 

Состав системы

Система построена на принципах архитектуры «клиент-сервер», где в качестве клиента выступают интернет-броузеры, позволяющие пользователю взаимодействовать с системой без установки на свой компьютер дополнительного ПО. Логически система состоит из двух основных функциональных разделов: «Управление отелем» и «Администрирование», каждый из которых делится на модули, объединяющие ряд функций, связанных логически и по принципу использования в том или ином бизнес-процессе. Такой подход позволяет повысить удобство использования программного обеспечения, упростить освоение системы пользователями и позволяет вводить ограничения прав сотрудников только рамками их непосредственных рабочих задач.

Раздел «Управление отелем» объединяет следующие модули:

• Мой отель
• Бронирование
• Заявки
• Клиенты
• Финансы
• Счета
• Отчеты
• Статистика
• Журнал
• Прочее

Раздел «Администрирование» объединяет модули:

• Админ
• Отель
• Услуги
• Разное
• Устройства
• Основной тариф
• Сервис

HMA Ecvi также имеет ряд программных интерфейсов, позволяющих автоматизировать обмен данными с другими часто используемыми в индустрии системами:

• Системы интернет-бронирования Booking.com, Expedia, Bronevik, Академсервис, Забронируй.ру 
• Программные менеджеры каналов продаж TravelLine и WuBook
• Система передачи данных миграционного учета Контур.ФМС, Элпост и Скала.ФМС
• Система автоматизации ресторана iiko, TillyPad
• Фискальные регистраторы АТОЛ и Штрих
• Система обработки платежей по банковским картам Сбербанка РФ
• Системы контроля доступа (электронные замки)
• 1С:бухгалтерия 8.3

 

Технические требования для подключения к системе

Общие требования 

Компьютер, используемый для подключения к системе, должен иметь доступ в сеть Интернет, позволять пользователю комфортно работать в интернет-броузере и осуществлять печать документов.

Требования к компьютерному оборудованию

При подключении к системе к оборудованию заказчика предъявляются следующие требования.

Клиентские компьютеры

Операционная система: Windows 7 и выше (32 или 64 bit), Linux, MacOS.
Процессор: с тактовой частотой от 1.5 GHz
Оперативная память: от 2 Gb.
Экранное разрешение: не менее 1024*768
Интернет-броузеры: Microsoft Internet Explorer версии 9.0 или выше, Mozilla FireFox версии 10.0 или выше, Safari версии 3.0 или выше, Google Chrome версии 10.0 или выше.

Компьютерная сеть

100 Mbps, витая пара 5-й категории.

При эксплуатации сервера системы с доступом через Интернет: скорость доступа с клиентских компьютеров не менее 1 Мбит/сек.
Сетевой протокол: TCP, UDP

Принтеры

Должны обеспечивать стандартную печать документов средствами операционной системы.

 

Вход в систему

Каждый пользователь, работающий в HMA Ecvi, должен получить имя и пароль для входа, а также интернет-адрес (имя сайта) системы. Эта информация предоставляется:

• Службой технической поддержки в электронном письме о подключении к системе (при подключении к системе в режиме «аренды программного обеспечения»);
• Ответственными специалистами (системными администраторами) предприятия (при эксплуатации системы, установленной на серверах предприятия).

Введите имя сайта системы в адресной строке броузера и введите имя пользователя и пароль на странице входа в систему. После чего нажмите кнопку Войти.

Примечание. Для удобства входа в систему рекомендуется создать в интернет-броузере постоянную ссылку (в меню и на панели «избранного») на страницу входа в HMA Ecvi – в большинстве броузеров для этого служит комбинация клавиш Ctrl + D.

 

Описание функциональности

Раздел «Управление отелем»

Для полноценного обслуживания клиентов и учета предоставляемых услуг в данном разделе система реализует следующую основную функциональность.

• Графический модуль для отображения состояния и работы с ресурсами, сдаваемыми в аренду – «электронную шахматку». Модуль позволяет выполнять основные операции по бронированию путем растягивания, перетаскивания графических объектов с помощью мыши, что позволяет пользователям быстро освоить работу с программой и упростить выполнение рутинных операций.
• Возможность ведения нескольких групп ресурсов, бронируемых в т.ч. различными интервалами (например, посуточно арендуемые номера, комнаты для проведения переговоров на почасовой основе, спортивный инвентарь).
• Возможность быстрого переключения между предприятиями, объединенными в цепочку, но с учетом заранее настроенных прав пользователей на доступ   к данным.
• Ведение общей для цепочки базы постоянных клиентов – гостей и юридических лиц.
• Целый ряд функций по работе с расчетами и предоставлением дополнительных услуг.
• Получение основных отчетов за любой выбранный интервал дат.
• Подробное журналирование действий пользователей в системе.

Модуль «Мой отель»

Рис.1. Модуль «Мой отель».

В модуле реализованы следующие функции:

• Графическое отображение данных по планируемому заезду и выезду гостей.
• Графическое отображение данных по загрузке отеля, планируемому и фактическому доходу на ближайший день, неделю или месяц по выбору пользователя.
• Возможность переключения между различными группами ресурсов отеля для получения данных в разрезе выбранной группы.
• Отображение текущей загрузки отеля и средней продолжительности проживания.
• Создание, просмотр и редактирования сообщений, которыми могут обмениваться пользователи системы.
• Просмотр и отметка об обработке уведомлений, сгенерированных системой.

 

Модуль «Бронирование»  

Основным инструментом в модуле является электронная "шахматка" номеров, отражающая как комнаты номерного фонда отеля, так и любые другие ресурсы, которые сдаются в аренду на повременной основе.

В модуле реализованы функции:

• Учет наличия номеров, свободных мест в номере по каждому типу/категории на необходимый срок;
• Оформление брони с указанием сведений по гостю и условий проживания;
• Автоматическое присвоение номера брони;
• Учет количества взрослых/детей при оформлении брони;
• Автоматическое указание пользователя, создающего заявку (ответственного за бронирование);
• Указание организации гостя, оформление карточки компании (внесение информации об организации, от которой прибывает гость, в том числе с использованием данных, ранее сохраненных в архиве);
• Указание адресной информации гостя с использованием справочника-классификатора адресов России (КЛАДР); 
• Автоматическая подстановка тарифа по умолчанию для данного типа номеров с возможностью ручной коррекции;

Рис. 2. Модуль Бронирование.

• Выбор тарифа проживания;
• Возможность установления разных тарифов на каждый день предполагаемого проживания;
• Возможность печати предварительного счета; 
• Указание паспортных данных гостя;
• Возможность отправки подтверждения брони (факс, e-mail);
• Напоминание о VIP статусе гостя;
• Маркетинговая статистическая информация по брони, включающая источник поступления брони, сегмент, к которому можно отнести данного гостя, географическая территория поступления гостя;
• Введение дополнительной информации по гостю;
• Введение контактной информации гостя, включая мобильный телефон и e-mail;
• Указание турагентства, пославшего заявку (поиск данных в архиве или оформление новой карточки);
• Указание организации-плательщика (поиск данных в архиве или оформление новой карточки);
• Возможность бронирования номеров по местам (с различными сроками проживания гостей);
• Возможность внесения данных дополнительных гостей при их совместном проживании и расчете;
• Учет статуса номера убран/не убран/готов к заселению.

 

Модуль «Заявки»

Модуль Заявки на бронирование номеров или других ресурсов отеля представлены в виде таблицы. В таблице представлена информация о заявках на бронирование: 

• ФИО гостя
• номер и наименование комнаты
• дата и время заезда и выезда
• компания (если указана)
• количество гостей
• Статус заявки
• Сумма по заявке (общая стоимость брони)
• Сумма оплат, внесенных по заявке
• Текущее сальдо счета гостя

Рис. 3. Модуль Заявки.

Модуль Заявки предоставляет возможность поиска заявок по номеру, ФИО гостя, статусу и сортировки списка по всем столбцам.

Щелчком на иконке в столбце Действия пользователь может перейти к редактированию заявки или удалить ошибочно введенную заявку.

%img-800-4

Рис. 4. Редактирование заявки – карточка заявки.

 

Модуль Клиенты

Модуль предназначен для хранения данных и получения статистической информации о гостях, компаниях и турагентствах, с которыми работает гостиница, при этом имеется возможность сохранения и повторного использования при создании заявок (заказов) следующей информации:

• хранение базы данных по всем гостям, фирмам, турагентствам;
• ФИО гостя, адресная информация;
• контактная информация гостя, включая факс и e-mail;
• статус гостя;
• паспортные данные; 
• список предыдущих посещений гостиницы;
• данные о полученных доходах с гостя;
• дополнительная информация по гостю;
• маркетинговая статистическая информация; 
• учет адресной информации компании;
• учет данных по контактным лицам – работникам компании;
• учет маркетинговой и статистической информации о компании;
• хранение примечаний по компании;
• ведение базы данных по турагентствам;
• ведение адресной информации турагентства;
• возможность выборки данных по гостям присланных данным турагентством;
• учет принесенного дохода и начисленных комиссионных по каждому турагентству.

Рис. 5. Модуль Клиенты.

 

Модуль «Счета»

Рис. 6. Модуль Счета

Для работы со счетами гостей система автоматизирует процессы выписки и хранения счетов за предоставленные отелем услуги.

• ведение лицевых счетов гостей и групп;
• формирование (печать) счетов, актов выполненных работ и счетов-фактур;
• интерфейс с фискальными регистраторами Атол (все модели),;
• возможность использования дополнительных счетов на одного гостя;
• гибкая система налогов;
• прием любых форм оплаты;
• возможность ведения расчетов по предоплате;
• возможность переноса отдельных платежей со счета гостя на счета других гостей/групп;
• автоматическое начисление стоимости оказанных услуг (в т.ч. за проживание);
• возможность ручного начисления услуг;
• ведение журнала производимых операций;
• возможность автоматического почасового расчета и т.д.
• возможность внесения запланированных изменений параметров проживания гостя (тариф, тип номера, номер комнаты) на будущие даты;
• хранение информации о дополнительных услугах, предоставляемых отелем по желанию гостя;
• использование пакетов услуг.

 

Модуль «Отчеты»

В модуле Отчеты пользователю доступны определенные статистические данные по отелю, данные о заезде, проживании и выезде гостя, их счетах, доходах отеля и т.д.

Для формирования отчета необходимо выбрать соответствующий отчет и определить даты, за которые он будет сформирован.

Рис. 7. Модуль Отчеты.

 

Модуль «Статистика»

Информация по всем бронированиям, заездам и сумме предоставленных гостю услуг по всем отелям цепочки, где останавливался определенный гость или компания.

Рис. 8. Модуль Статистика.

 

Модуль «Журнал»

Модуль предназначен для просмотра сохраненных данных о действиях пользователей в системе.

Рис. 9. Модуль Журнал.

Основные функции модуля:

• Фильтрация (поиск) записей и их просмотр без возможности модификации или удаления;
• Просмотр информации об имени пользователя, модуле, наименовании операции, ФИО гостя, наименования услуги, комнаты и прочих данных, относящихся к сохраненному событию;

 

Раздел «Администрирование»

В системе настраиваются следующие параметры:

• тарифные планы (в зависимости от даты, от дня недели и времени суток);
• пансион (пакеты питания);
• настройка пакетов услуг;
• список учетных записей пользователей с указанием роли;
• права доступа к модулям программы в рамках ролей пользователей;
• список доступных платежных средств;
• параметры номерного фонда и других ресурсов отеля (номер, тип номера, индивидуальные особенности номера, телефонный номер);
• настройка маркетинговых сегментов и источников;
• настройка специальных услуг гостиницы;
• время заезда и выезда по умолчанию;
• Данные, выводимые в рамках всплывающих подсказок по брони в разделе Бронирование;
• Цвета полосок, соответствующих бронированию номеров в различном статусе в модуле Бронирование;
• Реквизиты юридического лица гостиницы (используемые при формировании счетов);
• Данные принимающей стороны для формирования уведомлений о прибытии иностранных граждан;
• Прочие параметры системы.

 

Настройка параметров системы

Раздел Администрирование служит для настройки конфигурации отеля (группы отелей), прав пользователей, тарифов, номенклатуры услуг и других необходимых параметров.

Чтобы зайти в панель администрирования необходимо в контекстном меню в правом верхнем углу окна выбрать пункт меню Администрирование.

Работа в разделе Администрирование доступна в зависимости от отведенной роли (пользователь, администратор и т.д.), т.е. для некоторых пользователей эти функции могут быть заблокированы.

Для возврата в систему управления отелем необходимо выбрать пункт Управление отелем.

 

Настройка прав пользователей

В модуле Админ системы управления отелем Ecvi представлена возможность создания пользователей системы, распределения ролей, групп ресурсов и их типов.

Для этого необходимо, находясь в модуле Отель, выбрать соответствующий раздел меню, находящийся справа от модулей.

В рабочей области модуля отображаются в виде таблицы созданные пользователи системы, в которой содержится информация о назначенной роли пользователя, его ФИО, логин, дату создания и изменения. В крайнем правом столбце Вы можете редактировать данные пользователя или удалить его из системы. 

При добавлении нового пользователя появится диалоговое окно, в котором Вы можете создать нового пользователя, присвоив ему логин и пароль для входа в систему, назначить роль (гость, пользователь или администратор), выбрать доступные для работы отели. В диалоговом окне также вводятся данные о пользователе (имя, фамилия, отчество, пол и т.д.), контактные данные (телефон, e-mail).

После того, как все необходимые поля заполнены, необходимо нажать Создать.

 

Настройка номерного фонда отеля и дополнительных ресурсов

В случае с номерным фондом типы ресурсов - это, в частности, типы (категории) номеров или мест в отеле или хостеле. В дальнейшем именно на типы ресурсов назначается стоимость проживания (или, в более широком смысле, аренды) при формировании тарифов в разделе Пакеты услуг.

При редактировании или вводе нового типа ресурсов следует обратить внимание на следующие поля:

Звездочкой помечены обязательные поля.

Группа ресурсов - одна из введенных в справочник групп

Родитель - в этом поле может быть выбран другой тип ресурсов для случая, когда, например, текущий тип является "койкой в номере". Тогда в качестве родителя следует выбрать тот тип комнаты, к которому и принадлежит вводимое "место" (как на иллюстрации выше).

Наименование - полное название типа ресурсов

Краткое наименование - в частности, будет выводиться на электронной "шахматке" в разделе Бронирование

Позиция - может заполняться (указывается число) при необходимости определенным образом отсортировать типы комнат в форме бронирования для сайта отеля.

Основных мест - число основных мест в номере, используется в работе системы с некоторыми каналами продаж.

Экспорт - признак, определяющий, нужно ли передавать данный тип в канал продаж (в форму бронирования на сайте, в систему TravelLine и т.п.), если канал используется.

 

Настройка услуг

В данном пункте меню модуля Услуг пользователь создает те услуги, которые предлагаются гостям отеля, хостела или мини-отеля.

Как было уже сказано, все услуги, заведенные в системе, представляются в виде табличных данных.

Наименование. Название/наименование предоставляемой услуги.

Группа услуг. Привязка услуги к определенной группе.

Тип услуги. Выбор соответствующего типа услуг.
При выборе типа услуг Питание появляется дополнительный выпадающий список, предлагающий выбрать один из типов питания.

Ставка НДС. Позволяет выбрать один из вариантов заранее предустановленных значений НДС.

Для завершения создания услуги следует нажать кнопку Сохранить.

Группы создаются для удобства работы с услугами в дальнейшем: упрощения поиска необходимой услуги при занесении на счет гостя, группировки услуг в отчетах и т.п. Группа услуг представлена в виде табличных данных.

 

Настройка тарифов

Тарифы отображаются в виде таблицы, в которой представлено наименование тарифа, его периодичность, дата создания и изменения, и колонка действия, в которой находятся кнопки редактирования и удаления из списка тарифов. 

Наименование тарифа. Именно это название видно пользователю в выпадающем списке тарифов при работе с заявками на бронирование.

Периодичность тарифа. Тариф может быть как почасовым, так и посуточным или помесячным.

Флажок По умолчанию используется для пометки тарифа, который программа будет автоматически подставлять в новые заявки (бронирования).

Флажок Активен следует устанавливать для всех тарифов, которые должны быть доступны для пользователей при работе с заявками. Если этот флажок не установлен, тариф будет недоступен для выбора.

 

Дополнительные функции системы

Интеграция с каналами продаж TravelLine/Wubook

Интеграция HMA Ecvi с каналами бронирования позволяет автоматизировать продажу определенной части номеров через системы глобальной дистрибуции CRS/GDS/ADS. Данные о категориях номеров, тарифах и доступности для бронирования передаются автоматически при любых изменениях, произведенных в HMA Ecvi.

Интеграция с фискальными регистраторами

Автоматизация регистрации платежей наличными и банковскими картами, печать чеков и получение кассовой отчетности. HMA Ecvi может стыковаться с фискальными регистраторами линейки Штрих или FPrint (компания АТОЛ): FPrint 02K, FPrint 03K, FPrint 22K и некоторых других.

В системе реализованы следующие функции:

• регистрация и печать кассового чека при проведении оплаты;
• регистрация и печать чека возврата;
• снятие Z-отчета;
• снятие Х-отчета;
• закрытие смены;
• формирование кассового отчета и реестра счетов за смену

и ряд других операций.

Выгрузка данных в службу миграционного учета 

Интеграция HMA Ecvi и системы "Контур.ФМС" позволяет автоматически передать в систему учета все основные данные гостя: ФИО, паспортные данные, место рождения, данные визы и миграционной карты. Сотрудники гостиницы избавляются от двойной работы: все, что было внесено в Ecvi, в "Контур.ФМС" будет передано автоматически. При этом также снижается вероятность ошибок при ручном вводе.

Интеграция  с ресторанными системами

Универсальный интерфейс на базе SOAP для интеграции с системами автоматизации ресторанов, SPA-услуг, проката. Стыковка Ecvi с iiko позволяет создать в отеле «безналичное расчетное пространство»: гости могут пользоваться услугами на всех точках продаж и при этом фиксировать задолженность на своем личном счете в отеле.

 

Аварийные ситуации

Действия по восстановлению работоспособности системы в случае выхода из строя компьютерного оборудования рабочих мест

В связи с тем, что Ecvi представляет собой систему, клиентская часть которой отображается в интернет-броузере, на компьютере на рабочем месте пользователя не производится установка дополнительного программного обеспечения. Поэтому в случае выхода из строя клиентского компьютера достаточно произвести его замену или соответствующий ремонт, после чего пользователь может продолжить работу с системой.

Действия в случаях обнаружении несанкционированного вмешательства в данные

В случаях обнаружении несанкционированного вмешательства в данные необходимо выполнить следующие действия.

• Незамедлительно уведомить системных администраторов, отвечающих за инфраструктуру и технические средства, на которых функционирует Система, для выявления и устранения способов несанкционированного вмешательства в данные.

Действия в других аварийных ситуациях

Аварийная ситуация	Возможные потери данных	Действие для восстановления	Исполнитель
Аварийное отключение АРМ системы по причине отключения питания, сбоя операционной системы и т.п.	Несохраненные данные, находившиеся в непосредственной работе у пользователя	Перезагрузка ПК, перезапуск броузера	Пользователь
Сбой при передаче данных по локальной сети предприятия	Несохраненные данные, находившиеся в непосредственной работе у пользователя	Устранение причин сбоя: контроль и восстановление работы локальной сети, далее - перезапуск броузера	Системный администратор предприятия
Сбой или выход из строя периферийного оборудования (принтеры, сканеры, фискальные регистраторы и т.п.)	Печатные копии документов, блокирование части функций системы	Восстановление или замена периферийного оборудования	Системный администратор предприятия

 

Порядок обращения в службу технической поддержки

В случае возникновения сбоев в работе HMA Ecvi, которые пользователь или технический персонал Заказчика не могут устранить самостоятельно, или вопросов по работе с системой, следует обратиться в службу технической поддержки компании-производителя.

Обращение в техническую поддержку может быть выполнено следующими способами.

1. 1. С помощью встроенной формы «Свяжитесь с поддержкой» в модуле Мой отель системы:

 

 

2. 2. По многоканальному телефону горячей линии: +7 (812) 457-0707

3. 3. По электронной почте на адрес технической поддержки: support@ecvi.ru