На ресурсе Hussle вышла статья о HMA Ecvi, автор Диана Малечева. Отелям любого масштаба нужна большая база с информацией о постояльцах, сотрудниках и комнатах. Облачные сервисы — один из способов для хранения и управления этими данными. Вместе с системой Hotel Manager Assistant Ecvi расскажем, почему владельцу бизнеса стоит перевести управление отелем в облако.
Сэкономить средства
База данных отеля содержит огромное количество информации. Это сведения о номерах, персонале, клиентах, отчетности и другая документация. Для управления и хранения всех этих данных нужно оборудование, лицензии, серверы и специалисты, которые обслуживают компьютеры. Со временем IT-инфраструктура отеля требует замены или расширения, так как объем информации накапливается, и система не справляется с нагрузкой. Но это не всегда выгодно — новые ресурсы будут окупаться только пару месяцев в году в пик сезона. Чтобы сэкономить здесь и сейчас, владельцы отелей выбирают облачные сервисы. Их можно настроить под свои потребности, отключить и добавить нужные инструменты в любой момент.
Например, в Hotel Manager Assistant Ecvi все управление происходит в браузере, нужно только цифровое устройство и доступ в интернет. Управление максимально простое, даже неподготовленный пользователь разберется с интерфейсом программы. Все данные находятся в дата-центре на территории России. О серверах заботится облачный провайдер, с отелем на связь выходит служба поддержки. Кроме того, аренда облака стоит значительно меньше, для начинающего бизнеса есть бесплатный пакет, а стоимость самого дорогого — 4 900₽ в месяц. Не нужно тратиться на сопровождение и обслуживание инженерных систем. Внутри облака есть вся необходимая техническая база для управления отелем любого класса.
Структурировать работу
В управление отелем входит множество разных действий. Нужно обрабатывать заявки клиентов, следить за уборкой и обслуживанием номеров, решать возникающие проблемы днем и ночью. С облачной технологией структурировать работу персонала проще благодаря расширенному функционалу. Во-первых, любую информацию, будь то нужный документ или дата заселения постояльца, можно открыть на компьютере, планшете и смартфоне. Главное, чтобы было подключение к интернету. Все данные хранятся не на физическом носителе, а в облаке, его нельзя потерять, как флешку.
Во-вторых, такое хранилище позволяет составлять электронный график для сотрудников. Так, в приложении Hotel Manager Assistant Ecvi в специальных модулях можно создавать заявки для горничных и инженерных служб отеля, следить за выполнением их работы.
В-третьих, у этого сервиса есть функция обмена сообщениями. Так любой пользователь может оставить поручение и заметку для всех сотрудников или кого-то конкретного. Например, срочно сообщить о неисправности и поставить задачу для инженерной службы отеля. Так работа остается под непрерывным контролем.
Сократить количество ошибок
В любом отеле, будь то хостел или загородный клуб, может произойти путаница данных. Например, человека заселяют в занятый номер или неправильно рассчитывают стоимость проживания. Каждый недочет приносит отелю убытки и может стоить ему репутации. Чтобы свести потери к минимуму, нужна особая система контроля, которая все посчитает и поможет отследить ошибку. Облачное хранилище не просто сохраняет информацию, но и помогает выявить в ней нарушения. Все действия сотрудников и гостей хранятся в специальном журнале и отображаются в виде статистики. Сразу будет видно, кто и во сколько забронировал номер, произвел платеж и зарегистрировал постояльца в системе. В системе Hotel Manager Assistant Ecvi можно вести учет текущих и планируемых расходов и доходов, просматривать счета. Программа самостоятельно уведомляет пользователя об ошибках. Она отправит уведомление, если, например, кто-то будет пытаться забронировать номер через сторонний сайт букинга, а тот уже будет занят. Это сделает работу более отлаженной — главное вовремя заносить информацию в систему.
Сохранить данные в безопасности
Гостиничный бизнес часто привлекает атаки хакеров, так как здесь есть личные данные пользователей, а по сравнению с банковской системой, data-центры отелей менее защищены. От атак не застрахованы даже отели-гиганты. В 2019 году киберпреступники украли и потребовали выкуп за базу данных 700 тысяч клиентов крупной гостиничной корпорации Choice Hotels. Для обеспечения IT-безопасности на собственных серверах нужно сделать многое, в том числе нанять дорогостоящих специалистов. Гораздо проще найти надежного провайдера. Информация в частных облачных хранилищах изолируется, доступ к ней имеет только технический персонал. Доступа к чужим данным у посторонних пользователей нет.
Остается вероятность, что хакеры могут обрушить на сервер DDoS-атаки — это тысячи запросов, которые перегружают и обрушивают сервер. От этого работа в отеле может прерваться на неопределенное время. Но облачные провайдеры для защиты применяют ряд мер — они отсекают однотипные запросы, перераспределяют нагрузку и выделяют резервные каналы. Эта комплексная защита от DDoS-атак, которую сложно выстроить самому, лучше доверить защиту данных профессионалам.