Об особенностях автоматизации управления апарт-отелем рассуждает Игорь Пигин, технический директор компании «Эделинк» для издания "Недвижимость и строительство Петербурга".
Управление апарт-отелем – непростая многоуровневая задача. И чем больше собственников, тем сложнее. Внедрение современных компьютерных технологий позволяет увеличить доходы и владельцев апартаментов, и УК. Ранее этот цифровой сервис был внедрён в апарт-отелях YE’S Hoshimina в Петербурге и апарт-отель YE’S Mitino. Платформа разработана и внедряется компанией «Эделинк» в партнёрстве со специалистами группы YE’S (ГК «Пионер»). В отелях YE’S специалисты компании также настроили интерфейсы с кассовым оборудованием, процессингом от Сбербанка, обеспечили интеграцию с системой бухгалтерского учёта 1С и системой интернет-бронирования TravelLine.
Система Ecvi Apart помогает реализовать основные функции по управлению комплексами апартаментов: обеспечивает автоматизацию инженерных служб, позволяет управлять не только апартаментами, но и другими ресурсами – офисы, парковочные места, камеры хранения и т. п. В рамках системы предусмотрено ведение базы собственников и арендаторов; разделение номерного фонда на сегменты по срокам аренды (краткосрочные/долгосрочные) и группам проживающих. Ecvi Apart ведёт учёт реновации номерного фонда; комплектацию апартаментов, учёт инвентаря, сдаваемого в аренду (вентиляторы, обогреватели, детские кроватки и т. п.). Программа позволяет вести тарификацию аренды в посуточном, почасовом или помесячном режимах.
Стоимость ПО от «Эделинк» зависит от количества и площади объектов, которые сдаются в аренду. Разовый платёж за подключение к платформе – от 300 000 до 500 000 рублей, в зависимости от категории. Плюс абонентская плата – от 200 до 400 рублей в месяц за один юнит или сдаваемое коммерческое помещение. Первый опыт использования платформы Ecvi Apart уже позволяет судить о результатах: клиенты говорят о сокращении временных затрат сотрудников УК в работе с собственниками и арендаторами; благодаря интеграции с финансовыми и бухгалтерскими системами меньше становится ошибок и недочётов в финансовых сверках.
NSP ДОСЬЕ
Система Ecvi Apart находится в эксплуатации с 2015 года, управляет номерным фондом более 30 000 юнитов, с использованием платформы проведено более 1 млн бронирований. Варианты конфигурации: размещение базы данных на внешнем защищённом сервере (используется большинством отелей и небольшими цепочками); private cloud – размещение базы данных на защищённых серверах заказчика (используется в случае особых требований заказчика). Апарт-отель YE’S Hoshimina – это 16-этажное здание с 975 апартаментами, расположенными с 4-го по 16-й этаж. В инфраструктуру комплекса также входит крытый паркинг, фитнес-клуб с бассейном, ресторан и магазин с готовой кулинарией All ready. Апарт-отель YE’S Mitino – 25-этажный комплекс на 504 апартамента. В них также размещается подземный паркинг, гастробар, магазин и фитнес-клуб с 25-метровым бассейном. Комплекс апартаментов NEXT расположен на Среднем пр., 87, между 24-й и 25-й линиями В.О. Это три стеклянных 11-этажных корпуса на 432 апарта в стиле хай-тек. Здесь есть традиционные гостиничные сервисы (ресепшн, уборка, прачечная), также в комплексе откроются фитнес-клуб, ресторан, коворкинг, салон красоты и т. д. Управляет объектом совместная компания «МТЛ-NEXT», созданная ГК «Еврострой» и «МТЛ. Управление недвижимостью» (входит в ГК «БестЪ»).
Об особенностях автоматизации управления апарт-отелем рассуждает Игорь Пигин, технический директор компании «Эделинк».
– Что вызывало наибольшие сложности при создании продукта?
– Два момента. Мы не знали эту область. А нам казалось, что это похоже на отели, нужны лишь небольшие доработки. Наш аналитик четыре месяца сидел внутри бизнеса, чтобы понять специфику. Второе – интеграция с управленческим и бухгалтерским учётом. Широкий, сложный и долгий процесс.
– Может ли ваш продукт помочь в управлении комбинированным форматом: комплексом, где есть и классическая гостиница, и корпуса с апартами?
– На самом деле апарт-отель – это и есть смесь гостиницы и долгосрочной аренды. В случае с апартами гостиничный формат называют краткосрочной арендой. Но краткосрочный и долгосрочный форматы сосуществуют. Если схема ближе к классическому отелю, это важно с точки зрения фронт-офиса, его отношений с арендатором (гостем). Отношения с собственником, определение его дохода, дохода УК – это внутренние вопросы. Наша система находится на стыке front-end‘а (отношений с гостем) и back-end’а (управленческий и бухгалтерский учёт, внутренняя «кухня» бизнеса).
– Схема кондо-отеля, используемая на Западе, рассматривалась как опыт?
– Мы не углублялись в схемы, принятые на Западе. На российском рынке есть надстройка для западной программы, предназначенная для апарт- и кондо-отелей. Насколько нам известно, заказчики её изучали, но решили всё же работать с нами. Причины: решения на базе этого продукта весьма дорогие, особенно при большом номерном фонде. Кроме того, они не учитывают особенности отечественных требований. У нас разработаны две схемы интеграции с 1С: для крупных заказчиков и для тех, кто ведёт учёт в упрощённом варианте.
– Ваша платформа – это «коробочный» продукт или всё же объекты настолько специфичны, что каждый раз нужна индивидуальная настройка? Насколько можно тиражировать?
– Заказчиков (участников рынка) пока не так много, чтобы говорить о «коробочном» продукте. Каждое внедрение – это отдельный проект. Но с точки зрения основного функционала примерно 80% – готовые решения. Они покрывают основные сценарии работы апарт-отеля.
– Возможные ограничения – изменение статуса апартаментов, претензии к Booking, например, – не настораживают?
– Мы более 20 лет работаем с гостиничным сегментом. Ограничения, новые требования – это привычно. Мы застали, например, введение и отмену налога с продаж, запрет на расчёт тарифов в валюте и переход на рубли. Так что изменения нормативной базы – дело знакомое.
– У вас заявлен Личный кабинет собственника. Владелец апарта только получает информацию или может на что-то влиять?
– Этот функционал находится в разработке. Заказчики не спешат; есть разные точки зрения на то, что должно быть в ЛК. Есть позиция, согласно которой в ЛК должно поступать как можно больше информации. Есть мнение, что такой подход может привести к расхождениям между маркетинговыми обещаниями УК и реальными доходами. Что сейчас и происходит на практике. Взаимоотношения с собственниками и обоснование финансовых результатов – это потенциально проблемная зона, а Личный кабинет – точка, где эти проблемы фокусируются. Так что наполнение ЛК – дискуссионный вопрос.
– Есть ещё владельцы блоков в 10-15 апартаментов. В некоторых апарт-отелях – владельцы целых этажей...
– Не только. Есть ещё собственники, которые не сдают их в аренду, а живут сами. Им также могут предоставляться дополнительные услуги, проводиться ремонтные работы. Им принадлежат парковочные места, камеры хранения. Это ещё одна группа, интересы которой необходимо учитывать.
– Дискуссионная тема – ротация номеров. Какой из свободных предлагать первым, заселять первым? Когда у гостиницы один владелец, это проще. А когда сотни?
– Мы занимаем осторожную позицию. И не берём на себя ответственность за установление автоматической справедливости. Наш продукт – специализированная система поддержки принятия правильных решений. Мы должны обеспечить специалиста, принимающего решение, оптимальным объёмом необходимой информации в максимально удобном формате. Не больше, но и не меньше. Решение – за пользователем.
– Здесь хотелось бы представить самообучающиеся нейросети...
– Могу показаться консерватором, но я против технологий ради технологий.
– Какие перспективные направления вы видите? Будете искать выходы на доходные дома, на МФК, мультиформатные базы отдыха?
– Мы сейчас находимся в стадии переговоров с крупнейшими операторами сетевых апарт-проектов, у которых в управлении более тысячи номеров. Нам также интересно южное направление – в Краснодарском крае и в Крыму также строится множество апарт-отелей, хотя нередко они и называются иначе. Несомненно, интересна Москва, хотя в столице под видом апарт-отелей чаще возводят псевдожильё. Полагаем, наши решения будут полезны для МФК: мы автоматизируем сдачу в аренду парковочных мест, складских помещений, офисов. Есть перспективы и для развития основного бизнеса (управления классическими гостиницами): и в Петербурге, и в области появляются всё новые проекты. Возможно, новые сегменты рынка появятся с запуском программы «доходных домов», с развитием агротуризма, с разрешением строить гостиничные объекты на лесных землях (с 2022 года). Для небольших отелей жизненно важна возможность автоматизировать рутинную работу и одновременно иметь выход к главным каналам продаж.
