Ecvi Apart - новый стандарт автоматизации апарт-отелей

08.06.2021

Новый формат средств размещения - сервисные апартаменты и апарт-отели - стремительно набирает популярность. Несмотря на внешнее сходство с точки зрения гостей таких объектов внутренняя "кухня" бизнес-процессов и учета у них существенно сложнее классических гостиниц. О специфике учета "апартов" эксклюзивно для STAY.MANAGEMENT рассказали директор по развитию бизнеса компании "Эделинк" Янина Дудина и Игорь Пигин, технический директор "Эделинк".

---

Компания "Эделинк", ведущий разработчик программных продуктов и решений для гостиничной отрасли, оказывает полный комплекс услуг по автоматизации предприятий гостиничной индустрии. За 20 лет компания автоматизировала более 1000 гостиниц в России и странах ближнего зарубежья. Среди собственных продуктов компании - система управления отелем "Эдельвейс", система интернет-бронирования Web-booking.ru., облачная платформа HMA Ecvi, решение для апарт-отелей Ecvi Apart.

---

Вячеслав Сапожников / STAY.MANAGEMENT: Коллеги, спасибо за время и возможность поделиться опытом с нашей аудиторией. Гостиничный бизнес в последние несколько лет серьезно меняется - новые форматы, системы ценообразования, каналы продаж и т.п. Как вы, как компания-разработчик ПО для отельной классики реагируете на перемены, как адаптируете ваш продукт под новые реалии?

Янина Дудина / Эделинк: Многолетний опыт разработки IT-решений для гостиничной индустрии приучил нас постоянно мониторить рынок и отслеживать изменение запросов. Есть новые форматы средств размещения - капсульные отели, глэмпинги, апарты, коливинг и т.п., есть спрос на новые системы ценообразования - почасовую, посменную, day use, абонементы, существует потребность в продаже новых доп.услуг в отелях - платные парковки, коворкинги, стриминг-комнаты, столики в ресторанах и т.п. Конкуренция вынуждает отельеров пересматривать баланс площадей своих объектов, перестраивать свой гостиничный продукт либо вводить в оборот новые форматы.

Разумеется, мы оцениваем то, как будет развиваться рынок средств размещения в среднесрочной и долгосрочной перспективах и предлагаем соответствующие реалиям решения. У компании "Эделинк" есть большой опыт работы в классическом гостиничном сегменте, наш программный продукт "Эдельвейс" как серверное решение установлен на сотнях объектах в РФ и за ее пределами.

Понимая, что технические и функциональные границы программного обеспечения требуют постоянного пересмотра, в 2013-м году мы приняли решение о разработке облачного решения. Все лучшее от серверного "Эдельвейса" мы поместили в облачную систему Ecvi, которая распространяется сегодня по SaaS модели. Ecvi содержит в себе достаточный функционал для покрытия всех аспектов работы современного отеля.

Тем не менее, пару лет назад мы обратили внимание на ряд новых форматов, которые несмотря на внешнее сходство, существенно отличаются от классических отелей в плане учета и внутренней реализации процессов - я говорю о рынке апарт-отелей и сервисных апартаментов.

Этот сегмент наиболее быстро развивается в Северо-Западном регионе. 60%-70% сервисных апартаментов в РФ приходится на Санкт-Петербург. Официально озвученные застройщиками планы на ближайшие год-два составляют ввод более десяти тысяч номеров в одной только северной столице. Также значительный объем этого сегмента приходится на южные регионы, много объектов находятся в процессе строительства и ввода в эксплуатацию.

В ситуации, когда на рынке средств размещения есть ярко выраженный новый тренд, а программного решения по его автоматизации нет, мы решили взяться за его разработку. Так и появился Ecvi Apart - решение для автоматизации работы апарт-отелей и сервисных апартаментов.

Вячеслав Сапожников / STAY.MANAGEMENT: Если под гостиничным продуктом понимать квадратные метры и сопутствующий сервис, которые продаются гостям или сдаются в аренду клиентам/туристам, то чем и насколько существенно друг от друга отличаются классические отели от новых форматов апарт-отелей и сервисных апартаментов?

Игорь Пигин / Эделинк: С точки зрения гостя, который приезжает в классический отель, или арендатора, который намерен снять номер или апартаменты на какой-либо срок, процесс  выглядит совершенно одинаково - заселился-пожил. Практически все апарт-отели предлагают не только долгосрочное проживание, но и краткосрочную аренду в классическом гостиничном формате. Однако,

С точки зрения учета, внутренняя подоплека бизнеса "апартов" совсем другая. В отличие от традиционной гостиницы в апартаментах или апарт-отелях есть как минимум три действующих лица: гость или арендатор - тот, кто непосредственно заселяется в номер; управляющая компания - та, что обслуживает объект; собственник апартаментов - того самого номера, куда селится гость.

Все это может иметь и более сложную структуру: собственников апартаментов может быть несколько; они могут в долях владеть номером или несколькими номерами, причем, как в качестве физических, так и юридических лиц; управляющая компания может быть представлена не одним юридическим лицом, а несколькими, оказывая разные услуги гостю от имени различных компаний.

Для гостя все это находится за кулисами, внешне воспринимается как единая система, однако, внутренний учет и юридическое оформление всех процессов может быть не очень тривиальным. Все это накладывает свои требования на систему автоматизации такого объекта. Необходимо учитывать, например, подписание договора на проживание/аренду с гостем/арендатором, акты приемки/передачи помещений. Распределение финансовых потоков должно отражать внутреннюю сложную структуру взаимоотношений различных участников этого бизнес-процесса. На это влияет и формат собственности объекта, наличие и условия договоров управления, правоустанавливающих документов, потому что все это мы обязаны учитывать во внутренних расчетах и соответствующем оформлении.

Вячеслав Сапожников / STAY.MANAGEMENT: В отсутствие на рынке решения по автоматизации апарт-отелей как технически решались эти вопросы на стороне УК, собственников и т.п.?

Игорь Пигин / Эделинк: Танцы с бубнами никто не отменял... При отсутствии "заточенного" на формат "апартов" софтверного решения, какие-то управляющие компании приобретали дорогостоящие классические PMS и дальше занимались адаптацией либо своих процессов под скудные возможности гостиничных систем, либо... Excel, руки, деньги, найм программистов для непрекращающейся доработки, изобретение велосипеда, заказ стыковок с различными модулями и т.п. В итоге всегда трудоемкий, сложный и дорогостоящий процесс с хлипкой ограниченной конструкцией на выходе.

Автоматизация это ведь не разовый вопрос состыковать что-то с чем-то... Вам нужно "подтянуть" и трансформировать различные данные из PMS, сочленить это с данными из других баз (например, собственников), каким-то образом обработать (разные распределения долей и процентов/сумм за управление) и "уложить" в учет... И ладно, если речь идет только о бухгалтерском учете, но что, если предприятие намерено внедрять полноценный управленческий учет? При отсутствии качественной системы автоматизации это совсем беда. Почему? Потому что в этом случае информации необходимо гораздо больше, чем может дать классический гостиничный PMS.

На российском рынке мы видели единичные примеры внедрения западных решений, ориентированных на учет в апартаментах, но это тоже достаточно специфические конфигурации, которые с нашей точки зрения все нюансы учета российского не закрывают. Локализация, интеграция с фискальными регистраторами, особенности бухгалтерского учета - даже адаптируя западное ПО это все учесть и закрыть без существенных переработок программ - нельзя.

Янина Дудина / Эделинк: Нужно понимать, рынок апартаментов сам по себе очень молодой и компании, которые на нем наработали экспертизу можно пересчитать по пальцам одной руки, при том, что рынок демонстрирует стремительный рост и развитие.

Вячеслав Сапожников / STAY.MANAGEMENT: Выглядит так, что вы провели собственную "стандартизацию" управленческого учета апарт-отелей и "собрали" все процессы на  платформе Ecvi Apart...

Игорь Пигин / Эделинк: Говорить о реальной стандартизации рынка апартаментов пока рано, но то, что мы "вычленили" основные модели реализации учета всевозможных процессов работы апарт-отелей - да. Сегодня мы предлагаем две типовых исходных конфигурации учета. Нельзя сказать, что они жестко типизированы, скорее, "преднастроены". Рынок продолжает развиваться, внутренние процессы управления совершенствуются.

Янина Дудина / Эделинк: Рынок "апартов" очень быстро растет, число вводимых номеров исчисляется десятками тысяч, и каждая компания, выходящая в этот сегмент в плане управления видит что-то свое. Поэтому при разработке - когда мы создаем и модернизируем свой программный продукт никакой константы стараемся не закладывать...

Игорь Пигин / Эделинк: Типовая "преднастройка" - это прежде всего понимание того, как планируются управление и учет в большинстве случаев на стороне собственников и/или управляющих компаний. Надо понимать, что Ecvi Apart уже достаточно долго находится в практической коммерческой эксплуатации на различных объектах разных собственников. Именно это позволяет нам понимать и предлагать две типовых конфигурации. Какой бы путь и формат учета не планировал собственник или УК для своих апартаментов, настроить и реализовать его на базе Ecvi Apart несравнимо проще путем выбора одной из предлагаемых конфигураций, чем изобретать велосипед самостоятельно или адаптируя не предназначенные для этого решения. Каждый должен заниматься своим делом, и помнить, что написание ПО для учета с нуля это человеко-годы очень специфического труда разработчиков.

Янина Дудина / Эделинк: Именно поэтому

Было принято решение инвестировать в разработку Ecvi Apart в условиях реальной практики на базе объектов наших первых клиентов - сети YE'S.

На момент, когда мы начали работу над платформой автоматизации апартаментов, YE'S были одними из первых игроков на рынке, кто для себя понял и визуализировал конструкцию учета математики, механики и бухгалтерии отношений гость-УК-собственники. В этом смысле,

"Полевая" работа над Ecvi Apart на предметных объектах помогла нам очень быстро, раньше других IT-компаний увидеть, понять и учесть все множество нюансов внутренней "кухни" при эксплуатации и учете российских апарт-отелей и сервисных апартаментов. В свою очередь, сеть YE'S раньше других получила возможность использования всех преимуществ платформы Ecvi Apart, что, естественно, не могло не сказаться на эффективности компании и темпах ее роста.

Вячеслав Сапожников / STAY.MANAGEMENT: Говоря о типовых конфигурациях Ecvi Apart - что вы имеете в виду?

Игорь Пигин / Эделинк: Прежде всего, речь идет о вариантах интеграции с бухгалтерским и управленческим учетом компании.

На стороне нашей системы существует большое количество настроек, которые позволяют по-разному конфигурировать номерной фонд и иные ресурсы.  Под термин "ресурсы" подпадает все, что можно описать и сдать/продать кому угодно на любой период времени - номера, столики в ресторане, парковочные места, зоны под вендинг, офисы, коворкинги и т.п. - все, что на различных условиях передается на управление или пользование нашим заказчикам.

И вот специфика заключается именно в том, как именно передается вся эта информация в системы управленческого учета.

Одна из типовых конфигураций предлагает интеграцию с системой управленческого учета на базе БИТ.ФИНАНС. Если ядром учета у вас является БИТ.ФИНАНС, то вся информация из Ecvi Apart бесшовно интегрируется в систему управленческого учета - договоры управления, собственники, номенклатура услуг и номерного фонда и т.п. - все это автоматически на лету синхронизируется и загружается в систему.

Есть более облегченный вариант, когда как таковой системы управленческого учета у заказчика нет. В этом случае именно Ecvi Apart становится подобием такой системы учета, именно в Ecvi хранится вся информация о собственниках и номенклатуре услуг, происходит интеграция с бухгалтерским учетом на базе 1С и т.п.

Вячеслав Сапожников / STAY.MANAGEMENT: Условный региональный застройщик и/или управляющая компания вводят в эксплуатацию построенный апарт-отель или комплекс сервисных апартаментов... Как в целом выглядит "дорожная карта" интеграции Ecvi Apart в бизнес-процессы на объекте, из чего складывается ценообразование системы, как осуществляется техническое сопровождение?

Игорь Пигин / Эделинк: Исходить стоит прежде всего от технической реализации установки ПО на объект. Поскольку Ecvi Apart реализована на основе облачной архитектуры, то стандартный путь - использовать ее именно в таком качестве - на мощностях наших партнерских дата-центров, расположенных в Москве с администрированием со стороны "Эделинк". Этот путь идеален для компаний, которые не располагают собственным большим IT-департаментом или сложной IT-инфраструктурой, либо не готовы инвестировать в их создание и поддержку. Второй путь - если компания имеет собственные серверные возможности либо корпоративная политика подразумевает хранение и обработку данных исключительно на своей территории - в этом случае Ecvi Apart инсталлируется на мощностях заказчика. Защита персональных данных и реализация ФЗ 152 в этом случае - прерогатива заказчика, в случае пользования по SaaS-модели это целиком и полностью забота нашей компании.

Янина Дудина / Эделинк:

Ценообразование привязано к количеству ресурсов, которые отводятся под номерной фонд и сдаются в аренду. Есть единоразовый платеж за подключение к платформе - от 300 до 500 тысяч рублей, в зависимости от количества номеров/ресурсов (три категории - до 500, 500-1000 и 1000+). Далее, есть абонентская плата за пользование платформой Ecvi Apart и составляет она от 200 до 400 рублей в месяц за ресурс.

Это уже включает в себя все обновления, техподдержку, поддержку всех интеграций и т.п.

Внедрение Ecvi Apart на объекте заказчика требует чуть более предметного изучения, зависит от количества интерфейсов у партнеров, необходимости нетиповой интеграции, все это обсуждается и просчитывается. Есть понятие «разработки под заказ», это согласовывается по конкретным техническим заданиям. Из нашего опыта, в большинстве случаев развертывания системы на IT-инфраструктуре заказчика, требуются доработки интеграции с 1С. Какая бы типовая реализация 1С не стояла на объекте, всегда требуется определенная перенастройка - счетов, кодов, констант и т.п. Есть запросы по интеграции с CRM. Часто помимо базовых интеграций (Ecvi Apart интегрируется с Bitrix CRM), требуется "подружить" Ecvi с самописными или не слишком распространенными CRM. Все это решаемые вопросы, "Эделинк" занимается этим на гостиничном рынке не один десяток лет.

Разумеется, как пионеры на рынке автоматизации апарт-отелей, мы очень много вкладываемся в образовательный процесс. Зачастую обучение на объектах ведется не столько по работе с самой системой, сколько уделяется время на консультирование по бизнес-процессам "апартов" в целом - именно в силу "молодости" самого формата.

Как ни странно, круг классических гостиничных управляющих компаний практически не пересекается с кругом управляющих компаний, обслуживающих апарт-отели и сервисные апартаменты. Застройщики этого типа объектов не так часто нанимают "гостиничников" и происходит это по разным причинам. С одной стороны, процедуры внутреннего учета сильно отличаются от классических отелей и гостиничные УК не до конца понимают эти нюансы, с другой - несмотря на новизну формата на рынке уже появился класс управляющих компаний, специализирующихся именно на управлении такого рода объектов.  Тем не менее, для классических гостиничных УК всегда остается возможность "заходить" на новые для них по формату объекты апарт-отелей с готовыми проверенными и преднастроенными конфигурациями Ecvi Apart.

СПРАВКА: Ecvi Apart - отраслевая облачная платформа для автоматизации, эксплуатации и управления сервисными апартаментами и апарт-отелями, принадлежит классу ERP-систем. Функционал: управление фондом апартаментов и других ресурсов отеля (офисы, парковочные места, камеры хранения и пр.), учет оплат и предоставления услуг арендаторам, ведение базы собственников и балансировка доходности апартаментов, автоматизация работы вспомогательных подразделений, гибкая интеграция с учетной системой предприятия на базе 1С.

 


 

 

Поделиться новостью :

Яндекс.Метрика